Sådan bruger du ChatGPT til at følge op på et tilbud

Sådan bruger du ChatGPT til at følge op på et tilbud

Du følger op på et tilbud med ChatGPT ved at give den rollen som din assistent, fortælle den, hvor lang tid der er gået, og bede om en kort, uformel besked uden salgstone. Det tager typisk under et minut at få et udkast, du kan rette til og sende som mail eller sms. Tricket er at tilpasse prompten til den konkrete situation - stille tilbud, prisspørgsmål eller "jeg har ikke hørt fra dig i tre uger" - så du slipper for at starte forfra hver gang.

De fleste håndværkere har en mappe fuld af tilbud, der aldrig blev besvaret. Ikke fordi kunden sagde nej, men fordi ingen fulgte op. Det, der driller, er sjældent viljen til at følge op, men selve formuleringen: Skal du lyde professionel uden at virke desperat? Skal du nævne prisen igen, eller lade den ligge? De overvejelser bruger du tid på hver gang, hvis du starter forfra med en blank mail. Med et par faste prompter i ChatGPT eller Claude slipper du for det.

I resten af artiklen bruger vi firkantede klammer, [sådan her], om alt det, du selv skal udfylde. Skift teksten i klammen ud med dine egne oplysninger, og slet selve klammerne, før du sender beskeden.

Prompt 1: Den første opfølgning efter stilhed

Det her er prompten til det tilbud, der bare ligger der. Kunden har ikke svaret, og der er gået en uges tid.

Du hjælper en [dit fag, fx elektriker] med at følge op på et tilbud.
Kunden hedder [kundens fornavn] og fik tilbuddet den [dato] på
[kort beskrivelse af opgaven, fx "udskiftning af gruppetavle"].
Der er gået [antal dage/uger], og jeg har ikke hørt fra kunden.

Skriv en kort opfølgningsmail på dansk. Den skal:
- være venlig og uformel, ikke sælgende
- minde om opgaven uden at genfortælle hele tilbuddet
- spørge om kunden har spørgsmål eller mangler noget fra mig
- ikke presse på pris eller rabat
- fylde maks 5 linjer

Afslut med min signatur: [dit navn og firmanavn]

Du får et udkast, der lyder som noget, du selv kunne have skrevet en rolig morgen. Er tonen for formel, så skriv bare videre i samme samtale: "gør den mere afslappet" eller "skriv den som en sms i stedet". ChatGPT husker konteksten og justerer, uden at du skal starte prompten forfra.

Prompt 2: Når kunden har nævnt en konkurrent eller prisen

Nogle gange får du et signal: kunden nævner, at "de også har fået et andet tilbud", eller spørger forsigtigt, om prisen kan "strammes lidt". Her skal opfølgningen ramme anderledes - du skal adressere det uden at gå i forsvarsposition.

Du hjælper en [dit fag] med at svare en kunde, der har antydet,
at prisen er for høj eller at han/hun overvejer en anden håndværker.

Her er hvad kunden skrev: "[indsæt kundens besked eller en
opsummering, anonymiseret - brug ikke navn eller adresse]"

Skriv et svar på dansk, der:
- anerkender kundens bekymring uden at undskylde prisen
- fremhæver kort hvad der er inkluderet i mit tilbud
  (fx materialekvalitet, garanti, erfaring)
- ikke sænker prisen eller lover rabat
- inviterer til en kort snak, hvis kunden har spørgsmål

Hold det på 4-6 linjer og i en rolig, selvsikker tone.

Dette svar bruger du typisk som skabelon, du selv finjusterer med de konkrete argumenter for netop din pris. Lyder svaret for defensivt, så bed om at få det "skrevet mere selvsikkert, uden at lyde pågående" - det plejer at rette tonen uden at ændre indholdet.

Vigtigt her: skriv aldrig kundens navn, adresse eller telefonnummer ind i en åben chatbot. Anonymisér altid til "en kunde" eller "kunden", før du indsætter beskeden i prompten.

Prompt 3: Den sidste opfølgning, før du lukker sagen

Nogle tilbud dør en stille død. Efter to opfølgninger uden svar er det tid til at lukke sagen pænt - uden at brænde broer, for kunden ringer måske igen om et halvt år.

Du hjælper en [dit fag] med at skrive en sidste opfølgning på et
tilbud, hvor kunden ikke har svaret efter to tidligere henvendelser.
Opgaven var [kort beskrivelse]. Jeg vil gerne lukke sagen pænt,
men holde døren åben for fremtidige opgaver.

Skriv en kort besked på dansk, der:
- nævner at jeg ikke har hørt fra kunden
- siger at tilbuddet udløber eller ikke længere står ved den pris
- ønsker kunden held og lykke med projektet uanset valg
- slutter med at jeg gerne hjælper en anden gang

Maks 4 linjer, ingen bitterhed i tonen.

Den her besked bruger du som en slags lukning, der stadig signalerer professionalisme. Virker den for kølig, så skriv "gør den varmere" i samme samtale - det ændrer tonen, uden at du skal skrive prompten om.

Før og efter: et realistisk eksempel

Det, håndværkeren skriver til ChatGPT (rå besked): "skriv en opfølgning til en kunde, han fik tilbud for 2 uger siden på nyt tag, har ikke svaret"

Det, ChatGPT typisk svarer: "Hej [navn]. Jeg ville lige høre, om du har haft tid til at kigge på tilbuddet, jeg sendte for et par uger siden angående det nye tag. Sig endelig til, hvis der er noget, du er i tvivl om, eller hvis der mangler oplysninger fra min side. Du hører fra mig, hvis du har spørgsmål. Mange hilsner, [firmanavn]"

Det er et brugbart udkast på under et minut, men bemærk, at den rå prompt var tynd. Jo mere kontekst du giver (hvor lang tid der er gået, hvad opgaven handlede om, og hvilken tone du vil ramme), jo mindre skal du selv rette bagefter.

Det du altid selv skal tjekke

ChatGPT og Claude er gode til formuleringer, men de kender ikke dine priser, din kalender eller din konkrete aftale med kunden. Tjek altid selv:

• at datoer og tidsrum i beskeden stemmer med virkeligheden
• at du ikke ved et uheld lover noget, der ikke står i det oprindelige tilbud
• at tonen passer til den konkrete kunde - en fast erhvervskunde skal ikke have samme besked som en privatkunde, du aldrig har mødt

Og helt grundlæggende: skriv aldrig en kundes fulde navn, adresse eller cpr-lignende oplysninger ind i en åben chatbot. Brug "kunden" eller et anonymt fornavn, når du beskriver situationen for AI'en.

Hvorfor opfølgning overhovedet er besværet værd

Et tilbud, der ligger stille, er ikke nødvendigvis et nej. Du kender selv følelsen af selv at have glemt at svare på en mail, bare fordi hverdagen tog over. Kunden har det på samme måde. En kort, venlig opfølgning kan være forskellen på, om opgaven lander hos dig eller hos naboens fætter, der tilfældigvis ringede på det rette tidspunkt. Vil du læse mere om, hvorfor tavse tilbud dør, og hvordan systematisk opfølgning fanger dem, kan du se vores gennemgang af automatisk opfølgning på tilbud.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid skal jeg vente, før jeg følger op på et tilbud?

En uge er typisk et passende tidspunkt til første opfølgning. Er opgaven stor, eller har kunden sagt, de skal "tænke over det", kan du med fordel vente lidt længere.

Kan jeg bruge samme prompt til både mail og sms?

Ja, men bed om det eksplicit i prompten - skriv "som sms, maks 2 linjer" i stedet for mailformatet, så bliver svaret kortere og mere direkte.

Er det sikkert at bruge ChatGPT til kundekommunikation?

Ja, så længe du anonymiserer kundens oplysninger og selv læser svaret igennem, før du sender det. Skriv aldrig personnumre, adresser eller fulde navne ind i en åben chatbot.

Virker de samme prompter i Claude?

Ja, prompterne er bygget, så de fungerer i både ChatGPT og Claude - strukturen med rolle, opgave og form er den samme, uanset hvilken chatbot du bruger.

Kan ChatGPT følge op automatisk, uden jeg skal gøre noget?

Nej, ChatGPT skriver kun udkastet - du skal selv sende det og beslutte, hvornår opfølgningen skal ud. Vil du have selve opfølgningen automatiseret, findes der systemer, der husker datoerne for dig.

Denne artikel er skrevet med hjælp fra AI og kvalitetstjekket af Carl & Martin. Vil du have flere færdige prompter til hverdagen som håndværker, kan du hente den gratis AI-guide med 10 færdige prompts - den koster intet og kræver ikke kortoplysninger.