Sådan bruger du ChatGPT til fakturatekster og venlige rykkere

Sådan bruger du ChatGPT til fakturatekster og venlige rykkere

Du skriver en prompt til ChatGPT eller Claude med opgavens detaljer og beder om en kort, professionel fakturatekst eller rykker i en bestemt tone - venlig, neutral eller mere direkte. AI'en leverer et udkast på sekunder, som du retter beløb og datoer i, før du sender. Det sparer dig den tid, du ellers bruger på at formulere "det der med pengene" ordentligt, uden at det lyder surt eller akavet.

De fleste håndværkere er gode til at skrive tilbud og arbejdsbeskrivelser, men går i stå, når der skal skrives til en kunde om en ubetalt faktura. Det er en anden slags tekst - den skal være bestemt uden at virke truende og venlig uden at blive utydelig. Her er tre prompts, der løser netop det.

Sådan læser du klammerne i prompterne

I alle prompter herunder står der tekst i [firkantede klammer]. Det er steder, du selv skal skrive ind, fx kundens navn, fakturanummer eller beløb. Skift klammen og teksten i den ud med dine egne oplysninger, og slet selve klammerne, inden du sender prompten.

Prompt 1: Standard fakturatekst, der følger med regningen

Brug den, når du sender selve fakturaen og vil have en kort tekst med, der sætter konteksten for kunden.

Du hjælper en [dit fag, fx elektriker] med at skrive en kort tekst,
der følger med en faktura til en kunde.

Opgaven var: [kort beskrivelse af opgaven, fx "udskiftning af
gruppetavle og 6 nye stikkontakter"]
Fakturanummer: [nummer]
Beløb: [beløb] kr. inkl. moms
Betalingsfrist: [antal] dage netto

Skriv en kort, professionel tekst på dansk (3-5 linjer), der:
- takker for opgaven
- nævner kort hvad fakturaen dækker
- angiver betalingsfristen tydeligt
- har en venlig afslutning

Undgå floskler og undgå at lyde som en skabelon fra et regnskabsprogram.

Du får en tekst, der kan sættes direkte ind som følgebrev til en e-mail eller PDF. Virker svaret for formelt, så skriv videre i samme samtale: "Gør den mere uformel, som om jeg selv skrev den." Husk altid selv at tjekke beløb, fakturanummer og betalingsfrist, før du sender - AI'en kender ikke dine faktiske tal, den fylder bare ind, hvad du har skrevet.

Prompt 2: Den første venlige rykker

Brug den, når fristen er overskredet med nogle dage, og du vil give kunden en chance for bare at have glemt det.

Du hjælper en [dit fag] med at skrive en venlig rykker til en kunde,
hvis faktura er forfalden.

Fakturanummer: [nummer]
Oprindelig betalingsfrist: [dato]
Antal dage overskredet: [antal]
Beløb: [beløb] kr.

Skriv en kort, venlig påmindelse på dansk, der:
- antager det er en forglemmelse, ikke en uvilje
- minder om fakturanummer og beløb
- beder om betaling inden for [antal, fx 7] dage
- tilbyder at kunden kan kontakte dig, hvis der er spørgsmål til fakturaen

Tonen skal være afslappet og professionel, ikke bebrejdende.

Teksten skal sætte kunden i en god position til bare at betale, uden at vedkommende føler sig hængt ud. Er svaret for stift, så bed om en kortere version: "Skriv den som en sms i stedet, max 3 linjer." Skriv aldrig kundens cpr-nummer, kontonummer eller andre personlige oplysninger ind i prompten - hold dig til fakturanummer, dato og beløb, så er du på den sikre side.

Prompt 3: Anden rykker med et konkret næste skridt

Brug den, når den første rykker ikke virkede, og du har brug for en tekst, der er mere bestemt uden at true.

Du hjælper en [dit fag] med at skrive en anden rykker til en kunde,
der ikke har reageret på en tidligere påmindelse.

Fakturanummer: [nummer]
Oprindelig betalingsfrist: [dato]
Dato for første rykker: [dato]
Beløb: [beløb] kr., eventuelt rykkergebyr: [beløb eller "ingen"]

Skriv en tekst på dansk, der:
- refererer kort til den tidligere rykker
- er tydelig om, at betaling nu skal ske inden for [antal] dage
- nævner konsekvensen konkret, men uden trusler (fx "sagen sendes til
  inkasso", hvis det er din procedure)
- holder en rolig og saglig tone hele vejen igennem

Undgå sarkasme og undgå at lyde vred, selvom det er en anden rykker.

Denne version markerer, at der er alvor i sagen, uden at du selv skal finde ordene midt i en travl dag. Tjek altid dine egne regler for rykkergebyr og inkasso, før du nævner dem - de skal stemme med det, du faktisk gør, ellers mister teksten sin troværdighed.

Før og efter: sådan ser det ud i praksis

Det håndværkeren skriver til ChatGPT: "Jeg har sendt en faktura på 8.500 kr. til en kunde for udskiftning af en varmtvandsbeholder. Fristen var for 10 dage siden, og intet er betalt. Skriv en venlig rykker."

Hvad AI'en typisk svarer: "Hej [kundens navn], jeg kan se, at faktura [nummer] på 8.500 kr. for udskiftning af varmtvandsbeholderen endnu ikke er registreret betalt. Fristen var den [dato], så det er muligvis gledet i glemmebogen. Jeg vil bede dig om at betale beløbet inden for 7 dage. Har du spørgsmål til fakturaen, er du velkommen til at ringe eller skrive. Mange hilsner, [dit navn]."

Håndværkeren retter kundens navn, dato og fakturanummer ind, læser den igennem en gang til og sender. Hele øvelsen tager et par minutter i stedet for at skulle formuleres fra bunden.

Hvorfor det er værd at have en fast procedure

En rykker, der sendes for sent eller aldrig, koster dig likviditet. En rykker, der er for hård, kan koste dig en kunde, der ellers bare havde glemt fakturaen. Faste prompts giver dig samme professionelle tone hver gang, uanset om du skriver rykkeren klokken syv om morgenen eller sent en fredag eftermiddag efter en lang dag på pladsen.

Har du styr på selve tilbudsskrivningen, er det ofte de samme principper, der går igen i fakturatekster: klart sprog, konkrete tal og en tone, kunden kan læse uden at blive utryg. Du kan læse mere om, hvordan du følger ordentligt op på selve tilbuddet, i Sådan bruger du ChatGPT til at følge op på et tilbud.

Ofte stillede spørgsmål

Må jeg bruge ChatGPT til at skrive rykkere med kundens navn i?

Ja, men undgå at skrive følsomme oplysninger som cpr-nummer eller kontonummer ind i chatten. Hold dig til navn, fakturanummer, dato og beløb.

Hvor mange rykkere bør jeg sende, før jeg går videre til inkasso?

Det er typisk to rykkere, før man går videre, men det afhænger af dine egne betingelser og den konkrete sag. Tjek dine fakturavilkår, før du nævner inkasso i en tekst.

Kan jeg bruge samme prompt til både e-mail og sms?

Ja, men bed AI'en om at tilpasse længden - skriv fx "gør den til en sms på max 3 linjer" i samme samtale, så du slipper for at starte forfra.

Erstatter det her mit regnskabsprogram?

Nej. ChatGPT skriver teksten til dig, men selve fakturaen, beløbene og betalingsstatus skal stadig ligge i dit regnskabssystem. Tjek altid tallene der, før du sender.

Virker prompterne i både ChatGPT og Claude?

Ja, begge dele. Formuleringen er den samme, uanset hvilken chatbot du bruger - du skal bare indsætte dine egne oplysninger i klammerne.

Vil du have flere faste prompts til kontorarbejdet, så du ikke skal opfinde formuleringerne hver gang? Hent den gratis AI-guide med 10 færdige prompts og få styr på både fakturatekster, rykkere og tilbudsopfølgning i en samling, du kan bruge igen og igen.