Fra pladsnotat til arbejdsbeskrivelse: en ChatGPT-prompt der gør det

Fra pladsnotat til arbejdsbeskrivelse: en ChatGPT-prompt der gør det

Du kan forvandle rodede pladsnotater til en brugbar arbejdsbeskrivelse ved at give ChatGPT eller Claude en klar rolle, dine stikord og en bestemt form at svare i. Beskriv opgaven i stikord, som du plejer at skrive dem på pladsen, og bed AI'en strukturere dem som en arbejdsbeskrivelse med afsnit for omfang, materialer, forudsætninger og forbehold. Resultatet er en tekst, du kan rette til og sætte direkte ind i tilbuddet i stedet for at sidde og formulere det hele fra bunden om aftenen.

Det lyder enkelt, og det er det faktisk også, når man først har prøvet det. Udfordringen for de fleste håndværkere er ikke selve opgaven, men at gå fra "jeg ved godt, hvad der skal laves" til en tekst, en kunde kan læse og forstå uden selv at have stået på pladsen.

Pladsnotater og arbejdsbeskrivelser er to forskellige sprog

Et pladsnotat er skrevet til dig selv. Det er fyldt med forkortelser, halve sætninger og ting, du kun forstår, fordi du lige har stået og kigget på dem. "Skunk ved gavl, isoler, nyt listeværk, kunde vil beholde gl. dør" giver perfekt mening for dig klokken 14 på pladsen. Klokken 20 ved skrivebordet, når det skal blive til en arbejdsbeskrivelse i tilbuddet, er det pludselig en anden opgave: du skal oversætte dine egne stikord til sætninger, en fremmed kan læse.

Det er her, mange timer forsvinder. Ikke fordi du ikke ved, hvad der skal laves, men fordi oversættelsen fra notat til læsbar tekst tager tid hver eneste gang. Det er netop den oversættelse, en god prompt kan tage sig af, mens du stadig bestemmer, hvad der rent faktisk skal stå.

Sådan læser du prompterne herunder

I prompterne herunder bruger vi [firkantede klammer] om alt det, du selv skal udfylde. Skift teksten i klammerne ud med dine egne oplysninger, og slet selve klammerne, før du sender prompten af sted. Alle prompterne virker både i ChatGPT og i Claude, så vælg det værktøj, du allerede har adgang til.

Vigtigt, før du går i gang: Skriv aldrig en kundes navn, adresse eller telefonnummer ind i en åben chatbot. Skriv "en kunde" eller "huset på [vejnavn, uden husnummer]" i stedet. Og uanset hvor pænt svaret ser ud, skal du altid selv tjekke tal, mål og priser igennem, før noget bliver sendt til en kunde. AI'en gætter nogle gange på enheder og mængder, hvis dine notater er for sparsomme.

Prompt 1: Fra stikord til struktureret arbejdsbeskrivelse

Denne prompt tager dine rå stikord og bygger dem om til en arbejdsbeskrivelse med klar struktur.

Du hjælper en [dit fag, fx tømrer] med at omsætte pladsnotater til en
arbejdsbeskrivelse til et tilbud.

Her er mine rå noter fra pladsen:
"[indsæt dine stikord, fx: skunk ved gavl, isoler 200mm, nyt listeværk
rundt om vindue, kunde beholder gl. dør, fugt i hjørne skal tjekkes
først]"

Bed mig IKKE om mere information - brug kun det, jeg har skrevet.
Byg arbejdsbeskrivelsen i denne struktur:
1. Omfang (hvad opgaven dækker, kort og konkret)
2. Materialer og metode (hvad bruges, og hvordan udføres arbejdet)
3. Forudsætninger (hvad kunden eller pladsen skal levere/sørge for)
4. Forbehold (ting der kan ændre prisen, fx skjulte skader)

Skriv i et nøgternt, fagligt sprog uden overdrivelser. Maks 200 ord.

Du får en tekst, der er klar til at blive sat ind i tilbudssystemet, med forbeholdene allerede på plads. Er sproget for stift eller for langt, skriv bare videre i samme samtale: "gør den kortere" eller "skriv den mere jordnært". Du kan også bede om, at et bestemt punkt bliver uddybet, hvis du synes, det er for tyndt.

Prompt 2: Tjek om arbejdsbeskrivelsen mangler noget

Når du har en arbejdsbeskrivelse, er det værd at lade AI'en læse den igennem for huller, før du sender tilbuddet.

Du er en erfaren [dit fag] og skal kvalitetstjekke en arbejdsbeskrivelse,
før den går i et tilbud til en kunde.

Her er arbejdsbeskrivelsen:
"[indsæt teksten fra prompt 1, eller din egen tekst]"

Gennemgå den og svar i to punkter:
1. Mangler der typiske poster for denne type opgave (fx bortkørsel,
   afdækning, el-tilslutning)?
2. Er der formuleringer, der er uklare eller kan misforstås af en kunde
   uden faglig baggrund?

Svar kort i punktform, ikke en lang forklaring.

Det her er din anden chance for at fange det, du glemte i farten på pladsen. Vær opmærksom på, at AI'en kun kan vurdere ud fra den tekst, du giver den. Den har ikke selv stået på pladsen og fanger derfor ikke skjulte forhold, kun det der typisk hører med til opgavetypen. Virker svarene for generiske, bed om at få dem gjort mere konkrete i forhold til netop denne opgave.

Prompt 3: Oversæt arbejdsbeskrivelsen til kundesprog

En arbejdsbeskrivelse til tilbuddet skal ofte være mere teknisk end den tekst, kunden læser i mailen eller på telefonen. Denne prompt laver en kortere, mere mundret version.

Du hjælper en [dit fag] med at skrive en kort opsummering til en kunde,
baseret på en teknisk arbejdsbeskrivelse.

Her er den tekniske version:
"[indsæt arbejdsbeskrivelsen]"

Skriv en kort version (maks 80 ord) i et venligt, almindeligt sprog,
uden fagudtryk, som kan stå øverst i tilbuddet eller i en mail til
kunden. Behold de vigtigste forbehold, men formuler dem enkelt.

Den her version erstatter ikke den tekniske arbejdsbeskrivelse, men er et supplement, der gør det nemmere for kunden at forstå, hvad han eller hun betaler for. Synes du, den mangler varme eller lyder for formel, så bed om at få den skrevet, som du ville forklare det til en nabo.

Et konkret eksempel: fra rodet besked til brugbar tekst

Her er en rå besked, en håndværker typisk skriver til sig selv efter et pladsbesøg:

"Bad 4,5 kvm, fliser af, nyt gulvafløb, vandskadet plade ved brusevæg, kunde vil have gulvvarme, elinstallation ok men tjek jordforbindelse"

Efter prompt 1 kan svaret se sådan ud:

Omfang: Nedrivning af eksisterende fliser og gulv i badeværelse på ca. 4,5 m². Udskiftning af vandskadet plade ved brusevæg. Etablering af nyt gulvafløb og gulvvarme.

Materialer og metode: Vandskadet gipsplade eller spånplade fjernes og erstattes. Nyt afløb tilsluttes eksisterende kloak. Gulvvarmekabel lægges under nyt flisegulv efter gældende vejledning.

Forudsætninger: Eksisterende elinstallation forudsættes funktionsdygtig. Jordforbindelse kontrolleres, før arbejdet igangsættes.

Forbehold: Yderligere fugtskader bag brusevæg kan ikke udelukkes, før nedrivning er i gang, og vil i så fald blive varslet særskilt.

Det er stadig et udkast. Du skal læse det igennem, rette mål og materialer til og tilføje det, du ved, som ikke stod i den oprindelige besked. Men det sparer dig for at starte med en blank side.

Hvad gør du med teksten bagefter?

Arbejdsbeskrivelsen er kun én del af tilbuddet. Pris, moms, gyldighedsperiode og betalingsbetingelser skal stadig med, og her bruger mange håndværkere lige så meget tid som på selve beskrivelsen. Har du allerede et system til at bygge resten af tilbuddet op omkring, kan du sætte arbejdsbeskrivelsen direkte ind der og slippe for at formatere det hele forfra. Se også vores komplette tjekliste til et professionelt tilbud for at sikre, at ingen poster mangler.

Har du i forvejen en fast struktur for dine tilbud, kan du også bruge et værktøj som Tilbudsgenerator, hvor du beskriver opgaven én gang, og systemet bygger resten af tilbuddet op med dine egne priser, som du retter igennem og sender.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg bruge ChatGPT direkte til at skrive hele tilbuddet?

ChatGPT kan skrive arbejdsbeskrivelsen og dele af teksten, men kender ikke dine priser eller din avance. Du skal stadig selv sætte pris og betingelser ind og læse det hele igennem, før det sendes.

Er det farligt at skrive kundedata ind i ChatGPT?

Ja, hvis det er data, der kan identificere kunden. Skriv aldrig navn, adresse eller telefonnummer ind i en åben chatbot - brug generiske beskrivelser som "en kunde" eller "huset på vejen".

Hvad hvis mine pladsnotater er for sparsomme?

Så bliver svaret også sparsomt, eller AI'en gætter på detaljer, du ikke har skrevet. Skriv så mange stikord som muligt, selv rodede, og lad prompten rydde op i dem bagefter.

Virker prompterne lige så godt i Claude som i ChatGPT?

Ja, alle prompterne i denne artikel er skrevet, så de virker i begge værktøjer. Strukturen og klammerne er de samme, uanset hvilket du bruger.

Skal jeg bruge samme prompt hver gang?

Det kan du godt, men du får bedre resultater, hvis du tilpasser rollen og formen i prompten til den konkrete opgave og dit eget fag.

Vil du have flere færdige prompts til tilbudsskrivning, opmåling og opfølgning, kan du hente den gratis AI-guide med 10 færdige prompts og komme i gang med det samme.

Denne artikel er skrevet med hjælp fra AI og kvalitetstjekket af Carl & Martin.