Tid på tilbud: regnestykket der viser, hvor timerne går

Hvor mange timer om ugen går der til tilbud, og hvad kan automatiseres væk?

Sætter du dine egne tal ind, ender de fleste enkeltmandsfirmaer og små hold med at bruge et sted mellem 4 og 10 timer om ugen på at skrive og følge op på tilbud. Det er timer, der ikke fakturerer - de går fra tiden på pladsen. Regnestykket herunder viser, hvor timerne typisk ligger, og hvilke af dem der faktisk kan automatiseres væk uden at gå på kompromis med prisen.

Regnestykket: sæt dine egne tal ind

Lad os bygge det op fra bunden med et typisk eksempel: en tømrer med 5-8 tilbudsforespørgsler om ugen. Du kan bytte tallene ud med dine egne undervejs.

Trin 1: Tid pr. tilbud Vi deler tilbudsprocessen op i de fire faser, den faktisk består af:

• Læse og forstå forespørgslen: 10 minutter
• Beregne mængder og priser: 20-30 minutter
• Skrive selve tilbuddet (tekst, forbehold, betingelser): 20-30 minutter
• Formatere, sætte op og sende: 10 minutter

Dit tal her: _____ minutter pr. fase

Lægger vi det sammen, lander de fleste på 60-80 minutter pr. tilbud, når opgaven er standard. Er der specialmål, uforudsete forhold eller en kunde, der vil have tre varianter, kan det let blive det dobbelte.

Trin 2: Antal tilbud om ugen Sæt dit eget tal ind - lad os sige 6 tilbud om ugen som eksempel.

6 tilbud × 70 minutter (midten af intervallet) = 420 minutter = 7 timer om ugen.

Trin 3: Hvad er timen værd? Her bliver det interessant. Din fakturerbare timepris er måske 450 kr. Men tiden på tilbud er ikke fakturerbar - den er ren omkostning. Sæt din egen timepris ind (den du kunne have faktureret i stedet):

7 timer × 450 kr. = 3.150 kr. om ugen i tabt fakturerbar tid.

Over et år (regnet med 46 arbejdsuger for at tage højde for ferie og helligdage) bliver det:

3.150 kr. × 46 uger = 144.900 kr. om året

Det er ikke penge, du taber direkte, men det er timer, du kunne have brugt på noget, der reelt genererer omsætning.

Hvad kan faktisk automatiseres væk?

Ikke alle fire faser er lige oplagte at automatisere. Her er den ærlige opdeling:

Kan automatiseres i høj grad:

• Formatering og opsætning af tilbuddet (fase 4). Det er ren skabelonarbejde, og der er ingen faglig værdi i at gøre det manuelt hver gang.
• Selve tekstforfatningen af tilbuddet - standardformuleringer, forbehold, betalingsbetingelser (dele af fase 3). Du kender teksten i forvejen, den ændrer sig bare marginalt fra opgave til opgave.

Kan lettes, men kræver stadig dit skøn:

• Beregning af mængder og priser (fase 2). Et værktøj kan strukturere det og huske de faste poster, men den faglige vurdering af, hvad opgaven kræver, er stadig din.

Skal du selv, altid:

• Forstå forespørgslen og vurdere opgaven (fase 1). Ingen software læser mellem linjerne på en kundehenvendelse bedre end dig.
• Den endelige prisgennemgang, før tilbuddet sendes. Et tilbud er ikke færdigt, før du har set priserne igennem én sidste gang.

Groft sagt kan du automatisere 40-50% af tidsforbruget - typisk fase 3 og 4 - uden at gå på kompromis med kvaliteten. Det er der, den reelle besparelse ligger.

Regnestykket, når du barberer tid af

Lad os regne videre på samme eksempel. Fjerner du 30 minutter pr. tilbud fra formatering og tekstforfatning (fase 3-4), ser det nye tidsforbrug pr. tilbud sådan ud:

70 minutter - 30 minutter = 40 minutter pr. tilbud

6 tilbud × 40 minutter = 240 minutter = 4 timer om ugen (mod 7 timer før)

Det er 3 timer om ugen frigjort - svarende til 1.350 kr. i fakturerbar værdi om ugen, eller 62.100 kr. om året med samme timepris og 46 uger.

De 3 timer om ugen kan i praksis blive til én ekstra opgave på pladsen hver uge, eller til at du endelig får fulgt op på de tilbud, der ellers bare ligger og samler støv i indbakken. Vi ved fra egne kunders brug, at 93% af tilbudsudkastene i vores værktøj bliver bygget på under 5 minutter, og de fleste tager 1,3 minut - det er den type tid, regnestykket her handler om at flytte.

Hvor svinger dine tal fra eksemplet?

Dit eget regnestykke afhænger af tre ting:

Opgavens kompleksitet. En elektriker med standardopgaver (stikkontakter, gruppetavler) bruger typisk mindre tid pr. tilbud end en murer, der skal vurdere gammelt murværk og skrive forbehold ind (se vores gennemgang af murertilbud på gamle huse for et konkret eksempel på den slags usikkerhed).

Antal tilbud om ugen. Er du et enkeltmandsfirma med 3-4 forespørgsler om ugen, er dit samlede tidsforbrug lavere i timer, men det udgør procentuelt lige så stor en del af din arbejdsuge, fordi du ikke har en kontormedarbejder til at tage noget af belastningen.

Din egen skrivehastighed. Nogle håndværkere har en fast skabelon i hovedet og banker et tilbud ud på 30 minutter. Andre starter fra et blankt Word-dokument hver gang, og det trækker tiden markant op. Har du en fast skabelon, er du sandsynligvis allerede tættere på den lave ende af intervallet - se evt. den komplette tjekliste til et professionelt tilbud for at tjekke, om din skabelon holder.

Hvad betyder det i praksis?

Regnestykket viser noget konkret: tiden på tilbud er ikke gratis, selv om den ikke fremgår af nogen faktura. Det er den time, du ikke stod på pladsen eller talte med den næste kunde.

Den gode nyhed er, at det ikke er hele processen, der skal ændres. Det er de to sidste faser - tekstforfatning og opsætning - hvor automatisering reelt sparer tid uden at flytte ansvaret for prisen væk fra dig. Du beskriver stadig opgaven, du retter stadig priserne igennem, men selve håndværket i at skrive og formatere tilbuddet kan et værktøj gøre for dig på minutter i stedet for en halv time.

Handling du kan tage i dag: tag et gennemsnitligt tilbud fra sidste uge, og stopur-mål, hvor lang tid hver af de fire faser reelt tog. Så har du dit eget udgangspunkt at regne videre på - ikke vores eksempel, men dit eget firma.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange timer om ugen bruger de fleste håndværkere på tilbud?

Det afhænger helt af antallet af forespørgsler og opgavernes kompleksitet, men et typisk eksempel med 5-8 tilbud om ugen lander på 4-10 timer om ugen brugt på at skrive og følge op på tilbud.

Hvilken del af tilbudsprocessen tager mest tid?

Selve beregningen af mængder og priser samt skrivningen af tilbudsteksten tager typisk mest tid - ofte 20-30 minutter pr. fase for en gennemsnitlig opgave.

Kan man automatisere hele tilbudsprocessen?

Nej, og det bør man heller ikke. Den faglige vurdering af opgaven og den endelige prisgennemgang skal altid være din. Det er formatering, tekstforfatning og opsætning, der reelt kan automatiseres.

Hvor lang tid tager det at skrive et tilbud med et AI-værktøj?

Hos vores egne kunder bliver 93% af udkastene bygget på under 5 minutter, og de fleste tager 1,3 minut. Du retter stadig priserne igennem, før du sender.

Er det værd at bruge tid på at måle sit eget tidsforbrug?

Ja - uden dine egne tal regner du bare med gæt. En enkelt uges stopur-måling giver dig et reelt udgangspunkt at optimere fra.

Vil du se, hvor meget du selv kan barbere af dit regnestykke? Prøv Tilbudsgenerator, og byg dine næste tilbud på minutter i stedet for timer - de første 5 er gratis, uden kort.

Denne artikel er AI-skrevet og kvalitetstjekket af Carl & Martin.